Pengelolaan Perpustakaan Kalyanamitra: Sederhana dan Mudah Oleh Astrid Chrisafi *) Perpustakaan secara sederhana didefinisikan sebagai tempat menyimpan bahan pustaka secara teratur dan sistematis sehingga dapat ditemu kembali dengan mudah dan cepat. Secara teratur, berarti bahan pustaka tersebut disimpan secara baik dan rapih. Sistematis, berarti jika bahan pustaka tersebut diperlukan maka kita harus dapat menemukannya dengan segera. Dari definisi yang sangat sederhana itu ada sejumlah proses panjang yang harus dilalui hingga sebuah perpustakaan dapat menjadi sebuah tempat penyimpanan yang teratur dan sistematis. Langkah awal yang harus dikerjakan adalah membedakan koleksi yang ada di dalam perpustakaan kita. Setiap jenis koleksi memiliki karakteristik tersendiri yang pada akhirnya mempengaruhi proses pengolahannya. Perpustakaan Kalyanamitra Perpustakaan Kalyanamitra memiliki koleksi yang terdiri atas Buku, Working Paper, Majalah, Kliping, Foto, dan Film. Setiap koleksi tersebut diperlakukan secara berbeda. Di perpustakaan Kalyanamitra, koleksi foto dan film belum diolah secara maksimal, saat ini masih sebatas pada penyimpanan yang teratur. Secara singkat proses pengolahan bahan-bahan pustaka tersebut akan saya jelaskan berikut ini. 1. Pengolahan Buku - Buku yang datang sebagai hadiah atau baru dibeli, disampul terlebih dahulu untuk mencegah buku cepat rusak. Setelah itu bubuhkan cap perpustakaan pada setiap buku. (Cap perpustakaan ada 2 macam, pertama, cap dengan identitas khusus untuk buku, seperti no.induk buku, no.kelas, asal buku. Kedua, cap nama perpustakaan untuk dibubuhkan pada halaman-halaman tertentu dari buku)  - Buku yang telah masuk ke perpustakaan dicatat dalam buku induk. Keterangan yang ada dalam buku induk harus lengkap. Secara sederhana, maksud dari pencatatan dalam buku induk adalah untuk mengetahui jumlah buku yang ada dalam koleksi perpustakaan selama 1 tahun. Pada awal tahun sebaiknya pencatatan dimulai dari nomor 1 dengan tahun yang bersangkutan.  - Contoh : buku yang masuk mulai tanggal 1 Januari 2003 diberi nomor induk  sbb : 001/2003; 002/2003; 003/2003; dst. Sedangkan buku yang masuk  tanggal 1 Januari 2004, diberi nomor induk : 001/2004; 002/2004;  003/2004; dst. - Keterangan yang harus ada dalam buku induk adalah : · No. induk · Tgl. Inventaris · Pengarang · Judul · No.klas · Penerbit · Tahun terbit · Impresum · Asal Buku · Keterangan (dapat diisi ISBN, judul seri, dll) - Selanjutnya tentukan nomor panggil buku dan subjek dari buku tersebut. Pembuatan nomor panggil buku dan subjek buku dapat mengacu dari beberapa pedoman yang sudah ada dan menjadi standar internasional. Perpustakaan Kalyanamitra menggunakan UDC (Universal Decimal Classification) untuk penentuan nomor subjek, dan Library of Congress Subject Headings untuk menentukan tajuk subjek buku.  - Buatlah Deskripsi fisik dalam form yang telah disediakan, setelah itu masukkan entri ke dalam komputer.  - Selesaikan penempelan label nomor buku dan juga kartu buku sebagai identitas peminjaman. - Buku yang telah selesai diproses, disusun berdasarkan urutan nomor subjek pada rak buku. 2. Pengolahan Working Paper - Yang termasuk dalam koleksi working paper di perpustakaan Kalyanamitra adalah makalah perorangan, bahan-bahan seminar dan lokakarya, skripsi, tesis. - Proses pengolahan Working Paper (WP) pada dasarnya sama dengan pengolahan buku, hanya, jika bahan tersebut merupakan hasil seminar dan lokakarya yang terdiri dari beberapa makalah perorangan, maka bahan tersebut harus terlebih dahulu dijilid dan diberi cover dengan judul seminar/lokakarya. Dalam cover tersebut juga harus dicantumkan isi dari kumpulan makalah, sehingga dapat diketahui masing-masing tulisan dalam seminar/lokakarya tersebut. Jika perpustakaan memperoleh makalah perorangan yang lepas, maka makalah tersebut harus dijilid terlebih dahulu. - Setelah WP selesai dijilid, langkah selanjutnya adalah mulai melakukan pengolahan seperti proses pengolahan terhadap buku, dengan memberi cap perpustakaan dan seterusnya. 3. Pengolahan Majalah - Majalah yang baru datang dicatat pada kartu majalah dan disusun secara berabjad menurut judul majalah. - Setelah satu tahun koleksi majalah harus dijilid agar majalah tidak hilang 4. Pengolahan Kliping - Tentukan subjek artikel pada setiap koran yang akan di kliping, lalu potong dan tempelkan pada kertas kliping. - Setiap enam bulan atau satu tahun, lakukan penjilidan pada kliping dengan mencantumkan daftar isi artikel kliping. Kliping yang sudah dijilid disusun berdasarkan subjek kliping. *) Mantan Staf Risdok Kalyanamitra