Arti Penting Pendokumentasian Dokumentasi sangat diperlukan bagi individu maupun lembaga atau usaha-usaha lainnya. Hal-hal yang penting untuk didokumentasikan antara kegiatan individu tentu saja berbeda dengan kegiatan perkantoran atau usaha lainnya. Untuk kegiatan individu cukup dengan catatan harian, foto atau surat-surat penting yang disimpan dalam sebuah tempat tersendiri. Ketika pertama kali masuk kerja di sebuah kantor asing yang memberikan dana untuk kegiatan individu, saya diminta oleh sekretaris kantor itu untuk membantu mencari berkas lamaran seseorang yang sudah lebih dari satu tahun diterima. ia memperlihatkan tumpukan berkas lamaran yang diletakkan di lantai kantor. Saya bingung harus dari mana mencarinya karena dari ratusan berkas itu tidak tersusun. Entah bulan atau tahunnya, semua bercampur jadi satu. Satu persatu saya kumpulkan berdasarkan tahun. Kemudian dari yang sudah tersusun tahunnya saya mulai menyusun berdasarkan bulan. Dari susunan itu saya agak mudah mencari apa yang dibutuhkan dan mulai melakukan kerja dengan pendokumentasian berkas-berkas lamaran yang hampir setiap hari datang dari berbagai kota dan pulau. Semula dari dokumentasi berdasarkan tahun hanya didapat 5 bundel karena memang hanya 5 tahun berjalan. Perkembangan selanjut-nya ketika direktur akan mencari berkas lamaran dari Palu dan Jayapura, kembali saya menemukan kesulitan mencari karena informasi bulan dan tahunnya tidak jelas. Dari situ saya kembali berpikir untuk mendokumentasikan berdasarkan lokasi, meskipun hal ini memerlukan tempat yang agak luas dibandingkan dengan pendokumentasian per tahun, tapi akhirnya ditemukan pendoku-mentasian yang lebih mudah temu kembalinya. Kasus di atas menunjukkan pentingnya pendokumentasian yang baik. Kita ambil contoh bagi kegiatan individu. Seorang remaja yang rajin menulis catatan hariannya, dia akan mudah mencari hal penting yang akan memudahkan dia untuk suatu hal yang tak terduga. Misalnya, meminjamkan uang kepada seseorang. Ketika menagih, si peminjam tidak mengakuinya. Dokumentasi pribadi menunjukkan kebenaran karena adanya catatan tanggal dan jumlah pinjamannya. Oleh karena itu, di kemudian hari catatan harian itu merupakan dokumentasi diri yang tak ternilai harganya. Seorang ibu rumah tangga juga perlu mendokumentasikan semua surat penting mulai dari urusan kependudukan, kepemilikan tanah, surat-surat berharga dan sebagainya. Sementara untuk perkantoran, tentu akan lebih banyak lagi bahan yang harus didokumentasikan, misalnya akte notaris, susunan pengurus, rencana kerja, peraturan tata tertib harian dan lain sebagainya. Jika dokumen-dokumen itu tersimpan dengan rapi dan baik tentu di masa yang akan datang akan lebih mudah mencari meskipun ada pergantian jabatan dengan orang yang baru. Sejarah perkantoran itu mudah dilacak, tidak hilang sekali pun berganti-ganti kepengurusannya. Untuk data karyawan, ada beberapa jenis pendokumentasian. Ada yang menyiapkan file tersendiri untuk seorang karyawan mulai dari surat lamaran, surat panggilan wawancara/tes sampai daftar absen, bahkan sampai dengan ciri-ciri tubuh, golongan darah dan kelengkapan data lainnya. Namun, ada juga yang memisahkan data karyawan sebatas curriculum vitae dan absensi. Lainnya didokumentasikan tersendiri. Dari kumpulan dokumen itu sebaiknya diatur menurut abjad untuk lebih memudahkan menemukan dokumen yang kita cari. Dari contoh di atas dapat disimpulkan bahwa pendokumentasian dilakukan sesuai dengan kebutuhan masing-masing lembaga ataupun individu. (SM)