Versi Bahasa | English Version

Keorganisasian

Program Keorganisasian dimaksudkan untuk mendukung kerja-kerja organisasi dalam rangka mencapai visi dan misi strategis organisasi yang dituangkan dalam hasil Renstra 2010-2012. Pengembangan institusi dan organisasi Kalyanamitra menjadi titik yang krusial, karena kemajuannya sangat bergantung pada sejauh mana organisasi dikelola secara baik dan benar serta efisien dan efektif, selain tepat guna. Di samping itu, pengem-bangan institusi dan organisasi harus pula ditopang dengan pengembangan sumberdaya lainnya, seperti sumberdaya manusia, dana atau keuangan, jaringan kerja, dan sarana prasarana (infrastruktur).

Dalam rangka penguatan institusional dan kapasitas organisasi, Kalyanamitra sejak semula memilih badan hukum kelembagaannya berbentuk Yayasan, sehingga memiliki dasar hukum yang sah dan kuat. Kalyanamitra mengikuti aturan hukum dan ketentuan-ketentuan yang berlaku di dalam undang-undang mengenai Yayasan. Selanjutnya, terkait penguatan kapasitas internal organisasi diselenggarakan melalui diskusi-diskusi kritis secara intensif tentang arah dan strategi organisasi ke depan bersama dengan Mitra Kritis. Mitra Kritis ini terdiri atas individu-individu terpilih berdasarkan keahlian dan kompetensi yang memang diperlukan Kalyanamitra untuk mengembangkan dirinya.

Perencanaan di dalam organisasi adalah hal penting dan menentukan yang senantiasa dikembangkan Kalyanamitra demi keberlanjutannya. Perencanaan di Kalyanamitra terdiri atas Rencana Strategis, Rencana Kerja Tahunan, Rencana Kerja Triwulan, dan Rencana Kerja Mingguan tiap staf. Rencana Strategis adalah rencana bersifat jangka panjang tiga tahunan untuk menetapkan visi, misi, isu strategis, dan program kerja organisasi. Di dalam Rencana Strategis pula proses keberlangsungan kepemimpinan ditetapkan. Rencana Kerja Tahunan merupakan rencana kerja masing-masing divisi yang ada di Kalyanamitra. Rencana Kerja Triwulan adalah rencana kerja tiap staf di masing-masing divisi secara teratur. Pada gilirannya, tiap staf membuat rencana kerja mingguannya sesuai dengan rencana yang ada di atasnya. Staf dimaksudkan di sini ialah Pengurus Harian, yang terdiri atas Direktur Eksekutif, Deputi, dan staf pelaksana.

Monitoring terhadap kinerja-kinerja tiap staf dan proses kerja-kerjanya dilaksanakan setiap tiga bulanan yang dibantu dengan panduan monev, yang dihasilkan tim Deputi (manajemen). Monitoring dilaksanakan berdasar¬kan atas panduan yang sudah dibuat. Secara praktis, tiap staf dimonitoring melalui rapat koordinasi mingguan dan rapat masing-masing divisi setiap dua ming¬guan. Hasil-hasil monitoring kinerja staf dijadikan ba¬han pertimbangan tim manajemen untuk mengarahkan capaian organisasi ke depan yang lebih optimal.

Selain melakukan monitoring kinerja-kinerja tiap staf di organisasi, maka Kalyanamitra juga melakukan evaluasi setiap enam bulanan terhadap tiap staf atas kinerja-kinerjanya. Evaluasi difokuskan pada aspek manajemen, PME dan teknis administrasi, serta wawasan terhadap aspek gerakan perempuan tiap staf.

Penggalangan sumberdaya di Kalyanamitra merupakan hal urgen yang harus terus dikembangkan. Penggalangan itu berupa pencarian sumber-sumber dana yang tidak mengikat dan tidak berbenturan dengan prinsip, visi, dan misi organisasi yang ada. Sumber-sumber dana itu baik yang berasal dari dalam negeri maupun luar negeri. Permintaan itu harus melalui pengajuan proposal program organisasi sehingga dapat dipertanggungjawabkan, akuntabel, dan transparan. Pelaporan penggunaan dana juga disampaikan kepada masyarakat luas melalui pencantuman di laporan tahunan organisasi, yang dikeluarkan setiap tahunnya. Pelaporan dana itu dikerjakan oleh auditor keuangan yang independen dan resmi di bawah sumpah. Selain bersumber dari pengajuan proposal program atau kegiatan, maka Kalyanamitra juga melakukan penjualan produk-produk publikasi, seperti buku dan lainnya, yang setidaknya dapat membantu pemasukan organisasi meskipun tidak optimal.

Peningkatan kapasitas tiap staf adalah fokus utama dalam pengembangan sumberdaya manusia di Kalyanamitra. Peningkatan kapasitas tiap staf dilakukan baik melalui pelatihan-pelatihan, diskusi-diskusi, lokakarya, undangan-undangan dari dalam negeri maupun luar negeri, dan lainnya. Kalyanamitra seoptimal mungkin berupaya meningkatkan produktivitas staf melalui insentif kenaikan gaji setiap tahun dan sebagainya. Semua itu dilakukan untuk merangsang dan meningkatkan kinerja seluruh staf di Kalyanamitra agar lebih maksimal dan profesional kerja-kerjanya dalam mencapai tujuan dan objektif organisasi.

Tata kelola administrasi dan kantor di Kalyanamitra secara regular menata administrasi surat-menyurat, dokumen-dokumen, daftar kehadiran staf, database alamat, kehumasan, pe¬nyewaan, dan pengelolaan kantor beserta peralatannya pada umumnya.

Tata kelola keuangan organisasi meliputi pembuatan rencana anggaran tahunan lembaga dan proyek dan laporan-laporan realisasinya. Laporan keuangan proyek biasanya diaudit oleh auditor independen sehingga menghasilkan laporan keuangan proyek yang akuntabel dan kredibel. Setiap tahun Kalyanamitra membuat pula laporan audit keuangan organisasi sebagai bentuk pertanggungjawaban kepada masyarakat luas. Tata kelola keuangan Kalyanamitra belum sepenuhnya diterapkan secara konsisten, efisien dan efektif, sehingga mendukung kinerja keuangan organisasi. Belum lagi dengan munculnya tata kelola keuangan organisasi nir laba yang berbasis PSAK 45 yang mengharuskan Kalyanamitra harus cepat tanggap.